Tietosuojaseloste
REKISTERINPITÄJÄ Fysioterapia Minna 2383114-9 Torikatu 24 70110 Kuopio
YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tietosuojavastaava Minna Kauppila 0400 235 508 minna.kauppila@fysioterapiaminna.fi
REKISTERIN NIMI Fysioterapia Minnan asiakasrekisteri
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
Fysioterapia Minna tuottaa hieronta- ja fysioterapiapalveluita. Potilas- ja asiakastietorekisterin ensisijainen tarkoitus on asiakassuhdetietojen, hoitokirjausten ja -palautteiden kirjaaminen ja arkistointi sekä laskutus.
Rekisteriä voidaan tarvittaessa käyttää myös tutkimukseen, tilastointiin ja suoramarkkinointiin.
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen (Henkilötietolain 8 § 1 mom 5) kohta. Arkaluonteisten tietojen käsittely perustuu yrityksen toimialaan (Henkilötietolain 12 § 1 mom 10) kohta).
Yritys noudattaa asiakastietojen käsittelyssä aina seuraavia asetuksia:
EU:n tietosuoja-asetus
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ (785/1992)
Laki sosiaali ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007 )
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Asiakasrekisteriin kirjataan asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkikirjoituskunta, henkilötunnus ja tarvittaessa asiakkaan nimeänä yhteyshenkilö
Rekisteriin kirjataan myös palvelutapahtumien eli hieronnan ja fysioterapian tiedot, käyntipäivämäärät, laskutustiedot ja mahdolliset maksusioutumustiedot. Palvelutapahtumien sisältö dokumentoidaan käyntikerrottain oleellisin osin.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tiedot rekisteriin asiakkaat ilmoittavat pääsääntöisesti itse. Täydentävää tietoa tulee lääkärin kirjoittamasta lähetteestä ja terveydenhuollon henkilökunnan kirjoittamista hoitopalautteista/lausunnoista.
TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Rekisterin tietojen säilytysaika on sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirja-asetuksen mukaista.
Sosiaali- ja terveysministeriön päätöksen mukaisesti säädetään potilaan asemasta ja oikeuksista 17 päivänä elokuuta 1992 annetun lain (785/1992) 12 §:n 2 momentin ja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 9 päivänä helmikuuta 2007 annetun lain (159/2007), sellaisena kuin niistä on ensin mainittu laissa 653/2000, nojalla.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Asiakkaan suostumus on tietojen luovuttamisen perustana. Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa lain ja säädösten mukaan paperilla ja sähköpostilla tai suullisesti. Tietoja luovutetaan niille kustannuksista vastaaville tai lähettäville tahoille, joille Fysioterapia Minna on raportointi velvollinen.
Muille tahoille tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti, poikkeuksena kuitenkin asiakkaan itse niin pyytäessä. Esimerkiksi kuntoutukseen liittyen, asiakkaan pyynnöstä ja suostumuksella voidaan asiakkaan toimintakykyä tai tilannetta kuvaavaa tietoa luovuttaa hoitavalle lääkärille tai muulle asiakkaan ilmoittamalle taholle.
Rekisteritietoja luovutettaessa noudatetaan henkilötietolakia asiakkaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13§, muut 652/2000.
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Profilointia ei suoriteta missään muodossa.
EVÄSTEET
Yrityksen internet-sivuilla käytetään evästeitä (cookies). Evästeet mahdollistavat internetsivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät ja mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla on mahdollista parantaa sivujen sisältöä.
Mikäli sivuilla vieraileva käyttäjä ei halua evästeitä käytettävän, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia sivujen täydelliselle toimimiselle.
KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA
Asiakasrekisteriä on manuaalisena aineistona ja sähköisenä aineistona.
Sähköisiä henkilötietoja käsittelee vain yrittäjä Minna Kauppila luotettavalla Diarium-ohjelmistolla, joka puolestaan vastaa omasta puolestaan tietoturvallisuudesta. Päätelaitteella, jolla tietojakäsitellään on ajantasainen virustorjunta ja palomuuri. Koneelle pääsee vain salasanalla ja itse ohjelma vaatii myös käyttäjätunnuksen ja salasanan. Toimitiloissa ei kulje itsenäisesti muita ihmisiä.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain työnkuvan mukaisesti.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.Rekisteröidyllä on aina oikeus saada tietää, käsitteleekö yritys hänen tietojaan. Jos tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada tietoonsa hänestä tallennetut henkilötiedot ja seuraavat tiedot: käsiteltävät henkilötietoryhmät, vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille yritys on luovuttanut henkilötietoja tai joille tietoja on tarkoitus luovuttaa, mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot, jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidylt, ilmoitus henkilötiedon siirtoa EU:n ulkopuolelle koskevista asianmukaisista toimista
Tarkastusoikeus: Rekisteriin kirjattuihin henkilökohtaisin tietoihin liittyy tarkastusoikeus. Tiedot toimitetaan asiakkaalle kirjallisena. Virheellinen, puutteellinen tai vanhentunut tieto korjataan tai poistetaan. Henkilötietolaki 26§.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista: Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja miten korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteriin tallennetun henkilötiedon korjausvaatimus esitetään Fysioterapia Minnan yrittäjälle.
Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyn oikeus vastusta henkilötietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia, joita Fysioterapia Minna kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Fysioterapia Minnan ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Fysioterapia Minna voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Fysioterapia Minnaan: Minna Kauppila, 0400 235 508.
Fysioterapia Minna voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.